Fazer uma boa gestão de equipe externa é um desafio maior do que aparenta. Além de ser preciso encarar muitos dos obstáculos que são comuns em qualquer tipo de trabalho, quando os colaboradores estão fora do escritório, a comunicação não é tão próxima e o controle e o acompanhamento pode ser mais desafiador.
No entanto, em muitos negócios, é inevitável trabalhar com times externos. Esse é o caso de empresas que ofertam diretamente os seus serviços para o consumidor e que precisam de profissionais que estarão na linha de frente, algo que acontece no setor de seguros, de telecomunicação e tecnologia, realizando suportes técnicos no local.
Neste artigo, explicaremos as 7 melhores práticas para realizar a gestão de equipe externa com o máximo de eficiência. Mas, antes disso, vale a pena entender melhor os principais desafios que envolvem essa responsabilidade.
O desafio da gestão de equipe externa
Uma das principais dificuldades dos gestores que precisam lidar com um time externo é o acompanhamento do trabalho de cada colaborador. Enquanto é possível ver com os próprios olhos o que está sendo realizado no escritório, um time externo executa as suas responsabilidades fora do alcance físico da gestão.
Por isso, é mais comum que falhas no processo decorrentes de uma orientação incorreta aconteçam, já que nem sempre existe a possibilidade de verificar o erro em tempo real e intervir com uma solução.
Outro problema comum nessa situação é a dificuldade de comunicação entre o time externo e o interno. Sem um canal apropriado para discutir, informações importantes se perdem em conversas. Os resultados são inconsistências na execução do trabalho e quebra de combinados que não ficaram claros para nenhum dos envolvidos.
Boas práticas na hora de fazer a gestão de equipe
Contudo, mesmo com as dificuldades, é possível lidar com as ameaças se valendo de práticas relativamente simples, que ajudam o trabalho dos times externos.
Vamos conhecer algumas das melhores agora!
Trabalhe a transparência e o compartilhamento de informações
Quando se trabalha com times externos, a transparência e o compartilhamento de informações se torna ainda mais importante. É essencial que existam mecanismos que permitam que todos saibam o que todos estão realizando — algo que, em alguns casos, pode ser tão simples como um e-mail enviado todos os dias para o time.
Para facilitar o compartilhamento de informações, é essencial que todas as decisões e as definições tomadas pela gestão estejam registradas em um local de acesso comum, que possa ser consultado a qualquer momento pelo time externo.
Documentar o trabalho é algo mais importante com equipes externas, pois como não há a interação no escritório, é preciso se certificar de que todos estão alinhados aos mesmos objetivos.
Desenvolva lideranças na equipe
Essa é mais uma boa prática que vale para qualquer situação de trabalho, mas é ainda mais importante quando existem equipes externas que trabalham sem a orientação direta dos gestores.
Desenvolver lideranças dentro do time é mais do que simplesmente definir uma hierarquia de comando ou contar com profissionais proativos. Líderes são pessoas inspiradoras, que conseguem transmitir melhor o foco do trabalho e contam com autonomia o bastante para orientar o time sempre que necessário.
Por isso, é fundamental que os princípios de liderança sejam introduzidos à gestão de equipe externa e que existam figuras de referência entre eles.
Use a tecnologia para o acompanhamento do trabalho realizado
Os avanços da tecnologia da comunicação estão encurtando todo tipo de distância física no planeta, e isso vale para o trabalho com times externos.
É possível manter contato direto com equipes de venda que estejam no campo, por exemplo, por meio de smartphones conectados e sistemas inteligentes, que integrem tanto a atuação em campo quanto dentro do escritório.
Roteirize os principais processos
A roteirização é essencial para o sucesso do trabalho de equipes externas. É importante planejar as atividades que serão realizadas pelos times no campo e estabelecer um mapa bem claro daquilo que eles vão executar, com o máximo de detalhes relevantes.
Naturalmente, nem sempre a realidade será idêntica ao que foi projetado. Todavia, quando existe uma roteirização, a improvisação se torna a exceção, e não a regra do trabalho. Portanto, é fundamental determinar um planejamento cuidadoso das atividades principais do time.
Tenha prazos, metas e entregas bem definidas
O trabalho de equipes externas precisa ser medido com indicadores efetivos que revelam, com clareza, a performance do time — por exemplo, número de visitas realizadas, vendas consolidadas, entre outros.
Além disso, é essencial que existam metas claras e muito bem estabelecidas do que deve ser alcançado pelo time externo, de forma que todos saibam, o tempo todo, o que precisam buscar durante o trabalho.
É muito importante, também, que prazos e entregas sejam objetivos e compreendidos por todos. Assim, não existem desculpas pelo descumprimento de responsabilidades.
Controle os horários de trabalho
Não é porque o time está fora do escritório que a sua jornada de trabalho não precisa ser gerida. É crucial que a gestão estabeleça formas de acompanhamento dos horários de trabalho de cada colaborador, utilizando-se da tecnologia ou de outras formas.
Além de ser importante saber se o time está cumprindo com a jornada mínima combinada, o controle de horários também ajuda a evitar que os colaboradores se excedam e trabalhem por tempo demais, sem atingir os resultados desejados. Por fim, com o controle de horários, é possível também ter um registro que protege a gestão de eventuais ações trabalhistas.
Invista na capacitação do time
Investir no desenvolvimento dos colaboradores é algo importante em qualquer tipo de situação. Entretanto, isso se torna ainda mais decisivo quando existe a exigência de mais autonomia e responsabilidade dos profissionais.
O investimento em capacitação profissional é positivo não apenas do ponto de vista do aprimoramento técnico, mas também da motivação e do relacionamento dos colaboradores. Assim se sentirão valorizados com isso.
Equipes externas para trabalhar com TOTVS
Equipes externas que trabalham com suporte TOTVS desempenham um papel crucial na manutenção e otimização dos sistemas de gestão empresarial fornecidos pela TOTVS. Essas equipes são responsáveis por garantir que os clientes possam aproveitar ao máximo as funcionalidades dos softwares, oferecendo suporte técnico, resolução de problemas e implementações de melhorias.
Com a complexidade dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e a necessidade de personalização para atender diferentes setores e tamanhos de empresas, essas equipes precisam ter um conhecimento profundo dos produtos TOTVS, bem como das particularidades de cada cliente.
Além de fornecer suporte técnico, as equipes externas também atuam como consultoras, auxiliando as empresas na adaptação das soluções TOTVS às suas necessidades específicas. Esse trabalho inclui treinamento de usuários, ajustes em processos internos e configuração de novos módulos. O objetivo é melhorar a eficiência operacional e o retorno sobre o investimento em tecnologia.
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