Em meia da pandemia , venho um aumento gigantesco de vendas e consequentemente um aumento de frete. Com isso teve um aumento na mesma proporção e ter uma boa gestão defrete para evitar maiores prejuízos.
A gestão de frete esta ligado diretamente a satisfação do cliente perante as vendas do produtos das empresas. Onde a gestão de frete pode ajudar a vender mais ou fazer com que este cliente nunca mais compre da empresa.
A tecnologia é um grande aliado para as empresas , no mundo da logística é possível utilizar diversos softwares interligados sendo TMS para gestão dos transportes, GFE, gestão de frete embarcador para o controle dos custos do frete entre outros softwares como por exemplo o rastreamento em tempo real do veículos.
Todos estes softwares interligados fazem parte da gestão de frete e transportes. Mais agilidade e menos possibilidades de erros. Um exemplo de bons resultados. No momento de contratar um sistema para área de logística, verifique se o mesmo possui ferramentas suficientes para não ter necessidade de contratas dezenas de softwares separados tendo que efetuar muitas integrações ou retrabalhos.
Gestão de frete é uma poderosa ferramenta que tem o objetivo de auxiliar sua empresa evitar gastos desnecessários. É basicamente a administração dos valores envolvidos na atividade de transporte de mercadorias.
Com um sistema de gerenciamento de frete, a empresa será capaz de auxiliar
os controles operacionais, registrar e conferir as despesas com a contratação de transportadoras. Nesse contexto, o gerenciamento das decisões referentes ao frete pode ser avaliado sob três níveis:
- Nível estratégico: rede de logística ou localização dos centros de distribuição, utilização de modais – rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário — e de propriedade de frota— própria ou terceirizada;
- Nível tático: planejamento da gestão de transporte, seleção e contratação de transportadoras, análise de frete de retorno;
- Nível operacional: programação de transporte que envolve as rotinas diárias, como emissões de documento e carga e descarga de mercadorias.
Podemos afirmar que o frete é um elemento crucial para o desenvolvimento de sua empresa. O resultado positivo ou negativo pode ser preponderante para a tomada de decisão de compra de um consumidor final ou de um parceiro de negócio e uma quebra de expectativa quanto a credibilidade do negócio.
A evolução 4.0 venho para a logística também. Conhecida como logística 4.0, é uma transformação do cotidiano empresarial, mas o transporte continua sendo uma etapa responsável pelo consumo de uma bela parcela do orçamento da companhia.
Fazer com que esses gastos sejam controlados sem que a qualidade seja prejudicada nem sempre é uma tarefa simples para se efetuar uma boa gestão de frete, especialmente quando não se tem o apoio de recursos adequados. Sendo assim, é importante que o gestor pesquise e contrate um bom software de gestão para transportadoras.
Isso é essencial para organizar melhor seu negócio, assegurar sua regularidade fiscal, manter as obrigações trabalhistas em dia, controlar seus gastos e receitas e estreitar os laços com seus clientes, colaboradores e fornecedores. Contudo, não é o suficiente! É muito importante que você saiba executar alguns processos essenciais, como:
- Definição do custo diário com cada caminhão;
- Precificação do frete corretamente;
- Planejamento de rotas eficientes;
- Estruturação do fluxo de mercadorias — levando em consideração a localização dosclientes;
- Calendário de manutenções dos veículos;
- Montar estratégias eficientes de carga e descarga das mercadorias;
- Investir em gestão de riscos.
A grande maioria das empresas de porte , utilizam um sistema de TMS obtendo indicadores de desempenho. Porém para efetuar a gestão de frete com eficiência é preciso utilizar um software focado na gestão de frete junto com o software de TMS.
O conjunto dos softwares aliado a um bom gestor proporciona vários benefícios como:
- Maior margem de lucro;
- Redução de custos;
- Melhor aproveitamento dos ativos;
- Elevação da disponibilidade de produtos;
- Redução do prazo de entrega.
O resultado de diversos processos constitui desde a separação do produto ate a entrega do
mesmo ao seu destino. Isso quer dizer que a equipe deve contar com um processo claro sobre os métodos que devem ser adotados para executar as suas tarefas.
Exemplo: a equipe de armazém deve estar ciente da distribuição do layout, da localização das mercadorias e da forma de realizar a separação e a expedição dos pedidos. O mesmo vale para o embarque e desembarque de cargas, que devem ser concluídos com agilidade, preservando a integridade física dos trabalhadores e das mercadorias.
Já sob o ponto de vista fiscal, a emissão dos documentos de frete deve ser feita com o auxílio de sistemas desenvolvidos para esse fim. Isso garante que o motorista não enfrentará problemas nos postos de fiscalização rodoviária.
Em muitos casos a terceirização de distribuição é bem interessante do que adquirir uma frota própria. Desta forma grandes responsabilidades são transferidas, como:
- Aquisição dos veículos;
- Manutenção dos ativos (veículos)
- Gastos com combustível;
- Multas de trânsito;
- Impostos e seguro obrigatório dos veículos;
- Treinamento de motoristas.
Normalmente contratar empresas especializadas e ainda que possui tecnologia embarcadas, normalmente é uma decisão vantajosa. A maioria das empresas buscam reduzir custos.
Porém para que isso aconteça, é necessário investir em tecnologias que permitam esta redução. No entanto , aquisições e implantações de tais tecnologias tem um custo elevado. Pode ser diluído ao longo dos anos, valendo muito a pena o investimento.
Porque este investimento é importante para as empresas?
Com a implantação de um bom sistema integrado um ERP, todos os processos, dados e funcionalidades são encontrada sem um único software.Em geral, isso traz mais agilidade para tomada de decisões.
Como o gestores tem acesso as informações em tempo real, consegue fazer escolhas mais estratégicas e, assim, ampliar a margem de lucro da empresa. Em outras palavras alcance das metas gerais da empresa.
O sistema pode ser contratado por licenciamento ou por assinatura, e pode rodar em nuvem ou em servidores próprios da sua empresa. Ele permite ainda avaliar todos os indicadores operacionais da contratação de frete, como tempo de entrega, número de avarias e ocorrências etc.
Isto serve para você medir as performances dos prestadores de serviço de transporte, e melhorar a eficiência da sua rede de fornecedores.
Outro ponto forte do TOTVS Frete Embarcador é a gestão de custos, que permite controlar todas as despesas associadas à terceirização do serviço de transporte, para tornar sua operação mais competitiva.
A automação de dados também permite trabalhar com um leque maior de transportadoras e prestadores, aumentando seu poder de negociação e o alcance da sua rede de transportes, sem perder o controle do processo.
A solução controla todas as documentações fiscais decorrentes da contratação de frete e
transporte de mercadorias. O sistema também possui integração com o TOTVS Logística TMS, sistema especialista voltada para transportadoras, para auxiliar na gestão das empresas de logística que subcontratam serviços de frete.
Além disso, o TOTVS Frete Embarcador é integrado de forma nativa aos sistemas de backoffice das linhas Protheus, Logix e Datasul, da TOTVS. Desse modo, ele proporciona uma comunicação transparente, automática e sem perda de dados entre a Gestão de Frete Embarcador e a retaguarda da sua empresa.
E se você não possui um backoffice da TOTVS, o sistema tem conectores externos que podem implementar a integração entre o TOTVS Frete Embarcador e o seu ERP, caso seja necessário.
Expedição e Recebimento
O envio e recebimento de mercadorias, insumos e matérias-primas são fundamentais para o sucesso da operação logística de uma empresa. Com o módulo de Expedição e Recebimento do TOTVS Frete Embarcador, você controla todas as informações relativas a essas rotinas.
Tudo pode ser feito por meio de registros automáticos, reduzindo a papelada e a burocracia para reduzir custos e aumentar a velocidade da operação.
Nesse módulo, você recebe diretamente do ERP, em formato eletrônico, os documentos relativos à entrada e saída das cargas, controla os horários de entrada e saída dos caminhões, faz romaneio de carga e gerencia a capacidade de carga dos caminhões, para otimizar o aproveitamento dos veículos contratados para o serviço.
Ocorrências de Transporte
Saiba tudo que acontece com sua carga. O módulo de Ocorrências do TOTVS Frete Embarcador permite registrar todas as ocorrências do embarque à entrega, do fornecedor ao pátio da empresa, e do pátio da empresa até seu cliente, para que você tome as ações necessárias em cada situação, sem perda de tempo.
Cobranças adicionais, pagamentos adicionais, reenvios, aprovações de gestores, cancelamento de pagamentos, pedido de indenização de seguro etc. Toda vez que um sinistro é registrado, o sistema dispara as ações recomendadas para cada situação.
Tudo isso proporciona muito mais eficiência na gestão da carga em trânsito, com maior controle sobre os custos adicionais eventuais em cada operação. Esse controle inclui a geração de indicadores gerenciais de performance da operação logística e do desempenho
das transportadoras e prestadores de serviço de frete, com estatísticas de atrasos, avarias, extravios etc.
Tabelas de Frete
Mantenha o registro e o controle de todas as suas negociações de frete com transportadoras ou prestadores de serviços. O módulo de Tabelas de Frete do TOTVS Frete Embarcador mantém os dados de todas as negociações e o histórico de relacionamento com cada contratado, incluindo os reajustes de fretes.
Com a automação de dados, você consegue fazer comparações de tarifas e evolução de valores de frete com grande número de fornecedores, sem perda de tempo e sem dores de cabeça. Isso aumenta o poder de negociação da sua empresa, permitindo trabalhar com um leque mais amplo de prestadores e transportadoras.
O resultado é mais poder de negociação nas suas mãos e otimização de custos na contratação de fretes da sua empresa.
Ao mesmo tempo, o módulo de Tabelas de Frete ajuda você a conseguir negociações mais transparentes, dando mais segurança às transações e melhorando o relacionamento com seus fornecedores.
Cálculo de Frete
Melhore o controle de custos da sua operação logística, com o cálculo prévio dos valores de fretes contratados por sua empresa. O módulo de Cálculo de Frete do TOTVS Frete Embarcador permite que você saiba antecipadamente o valor de cada serviço.
Você informa as despesas prévias ao sistema e, quando fecha a negociação, o sistema aplica automaticamente as tabelas de frete registradas, com base em vários critérios, entre eles, tonelagem, quilometragem ou tipo de carga, para gerar o valor do frete prévio.
O cálculo também inclui todos os componentes fiscais, incluindo o ICMS de Pauta, que pode ser configurado no sistema, para proporcionar maior precisão e evitar divergências no processo de Auditoria de Frete.
Os dados servirão de base para as auditorias e contabilização de fretes. O cálculo é rápido, com base em dados capturados automaticamente no sistema, sem erros de preenchimento, proporcionando maior eficiência na administração e no controle dos custos.
Pré-Fatura
Agilize o pagamento das faturas e mantenha um bom relacionamento com seusfornecedores. O TOTVS Frete Embarcador conta com recursos que antecipam a identificaçãode divergências no módulo de Pré-Fatura.
Desse modo, você pode verificar todos os dados antes do recebimento da fatura de serviços, para dar mais rapidez ao pagamento e mais precisão no processo, evitando erros e dando mais transparência na relação comercial com transportadoras e prestadores de serviços.
Documentos de Frete e Fatura de Frete
Mantenha o registro e o controle de todos os conhecimentos de frete, notas fiscais de serviço e faturas de frete na sua empresa. O módulo de Documentos e Faturas de Frete do TOTVS Frete Embarcador cuida de aspectos administrativos da contratação de serviços logísticos.
Com ele, você faz o meio de campo entre a cobrança e a área fiscal, permitindo que sua empresa mantenha 100% de compliance fiscal nessas contratações, gerenciando todo o tráfego digital de informações.
Desse modo, você sabe se as cobranças feitas pelo transportador estão sendo realizadas na data correta, se os documentos estão todos em ordem, se as condições de contratação foram cumpridas etc.
Além disso, o controle se aplica tanto para expedição de cargas, quanto para recebimento ou transferência de cargas entre filiais, em qualquer tipo de modal. O módulo faz integração dos dados com os módulos Financeiro e Fiscal do seu backoffice. Tudo de forma ágil e rápida, sem preenchimentos manuais.
Contratos de Autônomos
Você não precisa mais esquentar a cabeça quando contratar prestadores de serviço autônomos. O módulo de Contratação de Autônomos do TOTVS Frete Embarcador, em conjunto com os módulos de backoffice, permite gerenciar obrigações legais da sua empresa em relação a esses prestadores, como emissão de RPA, recolhimento de IRPF, INSS etc.
Além disso, o módulo facilita a sua vida, permitindo a geração de contratos em lotes, para agilizar o processo administrativo, especialmente quando você tem um grande número de transportadores autônomos em atividade.
Auditoria de Frete
Não pague um centavo a mais do que o que foi contratado pela sua empresa. O módulo de Auditoria de Frete é uma peça-chave no TOTVS Frete Embarcador. É com ele que você passa um pente-fino nos contratos, documentos, serviços executados, ocorrências, para saber se as cobranças são realmente corretas.
Os cálculos são feitos automaticamente, com base nos dados do próprio sistema, permitindo um controle mais preciso de todas as variáveis envolvidas. Como o Cálculo de Fretes do TOTVS Frete Embarcador inclui todos os componentes fiscais, inclusive o ICMS de Pauta, o processo de Auditoria se torna muito mais fácil e preciso.
O resultado é uma barreira contra fraudes e evasão de recursos, que mantém sob controle o custo da contratação de frete na sua empresa.
Provisão e Contabilização
Com o módulo de Contabilização do TOTVS Frete Embarcador, você configura regras para deixar as informações contábeis das operações de frete prontas para o backoffice. Com ele, você pode separar os dados das notas de cada frete consolidado por diferentes unidades de negócios, estabelecimentos, centros de custos, linhas de produto etc.
Desse modo, os dados são gerados de forma correta para o módulo Financeiro do seu backoffice, permitindo um reflexo contábil mais fiel das movimentações de carga contratadas pela sua empresa.
Integração com TOTVS Fast Analytics – BI
O sistema TOTVS Frete Embarcador conta com relatórios e consultas gerenciais com os principais indicadores operacionais e administrativos da Gestão de Frete Embarcador.
Desse modo, você pode acompanhar o desempenho dos prestadores, custos totais, por viagem etc.
Além disso, o sistema possui integração com o sistema TOTVS Fast Analytics, que pode ser contratado à parte, para aprofundar a análise dos KPIs em dashboards e gráficos dinâmicos, que vão proporcionar ainda mais confiança na tomada de decisões estratégicas envolvendo a contratação de serviços logísticos na sua empresa.