A gestão de notas fiscais é um dos pilares essenciais para o funcionamento de médias e grandes empresas, especialmente em setores como logística, comércio e indústria.
Com a crescente demanda por eficiência e compliance fiscal, softwares como TOTVS Transmite e Gestão XML Protheus se estabeleceram no mercado. O objetivo é automatizar o envio e gerenciamento de notas fiscais, documentos de mega importância para diversos mercados funcionarem.
Neste artigo, vamos explorar as diferenças entre essas soluções, analisando recursos, vantagens e como elas se destacam no mercado. Continue a leitura!
A importância de fazer a gestão de notas fiscais
A gestão de notas fiscais é uma prática essencial para qualquer empresa, independentemente do seu porte ou segmento. Ao manter uma gestão adequada, a empresa demonstra que está cumprindo suas obrigações fiscais e evita problemas com a Receita Federal e outras instituições.
Esse processo envolve a organização, armazenamento e controle de todos os documentos fiscais emitidos e recebidos pela empresa. Além disso, é fundamental para a emissão de notas fiscais, garantindo que os dados sejam transmitidos corretamente e evitando problemas com a fiscalização.
Com uma gestão eficiente, também é possível identificar e corrigir eventuais erros na emissão ou recebimento de notas, reduzindo riscos de multas e autuações. Essa prática facilita ainda a consulta XML e a conciliação contábil, proporcionando maior segurança e transparência nas operações.
Tipos de notas fiscais
No Brasil, existem diversos tipos de notas fiscais, cada uma com suas especificidades e aplicações.
O modelo mais comum utilizado no país é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para o registro de operações com mercadorias e produtos industrializados. A NF-e possui um formato eletrônico e substituiu a antiga nota fiscal modelo 1.
Já a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), por sua vez, é específica para o registro de operações que envolvem a prestação de serviços. Ambas as notas possuem um formato padrão e são emitidas eletronicamente, facilitando a gestão e o controle fiscal.
Além da NF-e e da NFS-e, existem outros tipos de notas fiscais, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), utilizado para o registro do transporte de cargas, o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), emitido por equipamentos registradores de ponto de venda (PDV), e a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), destinada a consumidores finais.
Cada um desses documentos possui características e finalidades específicas, sendo escolhido de acordo com o tipo de operação realizada.
O que é TOTVS Transmite?
O TOTVS Transmite é uma solução TOTVS criada para auxiliar empresas no gerenciamento de seus documentos fiscais eletrônicos.
Essa ferramenta, integrada ao ERP Protheus, permite acompanhar de forma centralizada a emissão de notas fiscais como NF-e, NFS-e e MDF-e.
Principais Funcionalidades:
- Monitoramento de Documentos Fiscais: Acompanhamento em tempo real do status dos documentos fiscais, desde a sua emissão até a confirmação de recebimento pelos órgãos competentes.
- Impressão e Envio por E-mail: Facilidade na impressão do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e envio de cópias dos arquivos XML por e-mail.
- Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDF-e): Emissão do MDF-e de forma simples e eficiente, garantindo a conformidade legal das operações de transporte.
- Sincronismo Automático de NFS-e Recebidas: Realiza a busca automática das NFS-e emitidas contra o CNPJ da empresa, facilitando a conciliação contábil.
- Integração com ERPs TOTVS: O TOTVS Transmite se integra perfeitamente aos sistemas ERP da linha Protheus, otimizando os processos e garantindo a consistência das informações.
O que é Gestão XML Protheus?
O importador XML Protheus é uma solução completa e robusta criada pela HF Consulting e destinada ao gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos dentro do ambiente do ERP TOTVS Protheus.
A ferramenta não apenas importa XML, mas oferece um conjunto abrangente de funcionalidades que automatizam e otimizam os processos de gestão fiscal, proporcionando maior eficiência e segurança para as empresas.
Principais Funcionalidades:
- Importação e Validação Automática: O sistema realiza a importação XML automática dos arquivos recebidos, validando-os de acordo com as regras da Sefaz e garantindo a integridade dos dados.
- Integração com o Protheus: O importador XML Protheus se integra de forma nativa ao ERP TOTVS Protheus, permitindo a geração de documentos fiscais diretamente a partir do sistema, além de atualizar os dados cadastrais e contábeis.
- Geração de Relatórios Personalizados: O sistema oferece uma variedade de relatórios personalizados, permitindo que as empresas gerem análises e acompanhem indicadores de desempenho de forma eficiente.
- Consulta XML: facilita a localização de notas fiscais para auditorias e conciliações.
- Manifestação do Destinatário: Facilita a realização da manifestação do destinatário, garantindo a conformidade legal e evitando autuações.
- Customização: O sistema pode ser customizado para atender às necessidades específicas de cada empresa, adaptando-se aos diferentes processos e fluxos de trabalho.
Diferenças entre as ferramentas
| Recurso | TOTVS Transmite | Gestão XML Protheus |
| Monitoramento de Documentos | NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, MDF-e | NF-e, NFS-e, NFC-e, NFTS-e, CT-e, CT-e OS, CC-e, MDF-e |
| Armazenamento de XML em Nuvem | Sim, pelo tempo legal exigido | Sim, com repositório centralizado e segurança adicional |
| Integração com ERPs | Integração de forma nativa com o TOTVS Backoffice – Linha Protheus, pode ser conectada por meio de API a outros sistemas. | Integração nativa e personalizável ao TOTVS Protheus. Conexão com sistemas como Salesforce e outros ERPs. |
| Sincronização de NFS-e | Automática com prefeituras configuradas | Captura de NFS-e de 5570 prefeituras, com API e IA para importações |
| Exportação de XML | Individual ou em lote | Envio direto por e-mail, integrado ao ERP |
| Auditoria Fiscal | Básica, focada no armazenamento | Auditoria inteligente com relatórios pré-configurados e eliminação de discrepâncias |
| Gráficos e Relatórios | Relatórios simples | Relatórios detalhados, gráficos personalizados e insights sem necessidade de ferramentas externas |
| Interface Amigável | Sim, com foco em facilidade de uso | Sim, otimizada para uso direto no ERP, com acesso multiplataforma (web e mobile) |
| Suporte Técnico | Disponível via TOTVS | Suporte técnico das 9h às 18h, SLA de 4h, atualizações contínuas |
| Preço | a partir de R$ 72,22 / mês (100NFs) | a partir de R$ 100 / mês (100NFs) |
Ao comparar o Gestão XML Protheus com o TOTVS Transmite, é fundamental considerar as necessidades específicas de cada empresa. Enquanto o TOTVS Transmite pode atender às necessidades de empresas com um volume menor de notas fiscais, o importador XML Protheus é projetado para oferecer uma solução mais completa e escalável para médias e grandes empresas.
Para entender qual a melhor solução para você, é essencial levar em conta o contexto da sua empresa, porte e necessidades. Dessa forma, você conseguirá escolher a ferramenta mais completa.
Vantagens do Gestão XML Protheus
O Gestão XML Protheus oferece uma série de benefícios para as empresas que buscam otimizar a gestão de seus documentos fiscais eletrônicos e garantir a conformidade legal.
Compliance Tributário para auditorias
O importador XML Protheus garante que todos os processos de emissão, validação e armazenamento de notas fiscais estejam em conformidade com as legislações tributárias vigentes, reduzindo o risco de autuações e multas, proporcionando maior segurança jurídica para a empresa.
Segurança dos arquivos XMLs
A solução oferece mecanismos robustos para proteger os arquivos XML, garantindo a integridade e confidencialidade das informações, fundamental para evitar fraudes e garantir a segurança dos dados fiscais.
Automatização total das notas fiscais
Desde a importação XML até a emissão de notas fiscais! XML Protheus automatiza diversas tarefas, como a importação, validação, emissão e transmissão das notas fiscais, reduzindo o tempo gasto com atividades manuais, minimizando o risco de erros manuais, garantindo a precisão das informações e a conformidade dos documentos fiscais.
Integração direta entre prefeituras e SEFAZ
Gestão XML Protheus se integra diretamente aos web services das prefeituras e da SEFAZ, permitindo a emissão e consulta de notas fiscais de forma rápida e eficiente.
A ferramenta realiza a atualização automática das tabelas de impostos e legislação, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas.
Arquivamento e monitoramento de XML
O sistema oferece um ambiente seguro para o armazenamento dos arquivos XML, garantindo a preservação das informações por um longo período.
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